Animer son équipe à distance en s’inspirant des « organisations vivantes »

Animer son équipe à distance en s’inspirant des « organisations vivantes »

Par Mickael Drouard, co-fondateur de Fabric*

 

Les collaborateurs doivent désormais travailler à distance. Cette situation inédite conduit de nombreux managers à se demander :

  1. Quels modes de fonctionnement mettre en place immédiatement pour rester productifs malgré les contraintes humaines et organisationnelles ?
  2. Comment transformer cette crise en opportunité et en tirer les apprentissages collectifs durables pour mieux réussir lorsqu’elle sera passée ?

Pour répondre à ces défis, voici quelques bonnes pratiques inspirées des organisations « vivantes » (selon F. Laloux, « Reinventing Organisations », 2014) :

 

#1 : Prendre le temps de l’inclusion

Nous le savions tous, mais cette crise nous rappelle encore plus à quel point l’humain est la richesse principale de l’entreprise. Formaliser des temps courts et réguliers d’inclusion est la première des mesures. L’intention : permettre à chacun de partager son ressenti et ses contraintes, idéalement en vidéoconférence (zoom). Attention, il ne s’agira pas de débattre, mais bien de faire un tour de table pour donner un espace de partage.

 

#2 : Clarifier les responsabilités

À distance, le risque est grand d’avancer de manière dispersée. Sans voir ce que font les collègues, il est facile de passer à côté d’actions essentielles.
Dans ce contexte devenu plus complexe, l’organisation en mode informel – normale lorsqu’on partage le même espace de travail –  n’est plus adaptée. Il devient indispensable d’investir du temps pour expliciter les responsabilités dans la crise (livrables et périmètres de décision de chacun), et d’y revenir régulièrement afin que les rôles, restent clairs mais aussi adaptatifs au changement. (NB : Pour cela des applications comme Holaspirit permettent de préciser les redevabilités de chacun et de créer la clarté organisationnelle.)

 

#3 : Sécuriser les interfaces

Dans l’entreprise chacun est le maillon d’une chaîne. Pour réussir, ces maillons doivent être bien raccordés. Les livraisons et réceptions d’information entre chacun doivent être fluides, ce qui exige que chacun se sente responsable « de bout en bout» de la réussite de l’équipe. Or les managers savent que dans la réalité les écarts de perception, les incompréhensions et parfois la déresponsabilisation  (« j’ai fait ce que j’avais à faire, le reste n’est plus mon problème ») conduisent à des ruptures de cette chaine de valeur. Ce risque se multiplie avec la distance.

Pour le gérer, les managers peuvent mettre en place des processus inspirés de cérémonies agiles qui traitent des « cailloux » (écarts perçus, besoins, questions, doutes, …) en définissant systématiquement un petit pas (next step) pour chaque sujet. Leur avantage : traiter les risques de rupture en amont et conserver une dynamique positive.

Les « réunions de triages » proposées par l’Holacratie ou la Gouvernance Adaptative proposent notamment des formats extrêmement efficaces à distance, quotidiens (stand up meeting) ou hebdomadaires.

 

#4 : Focaliser l’énergie sur des priorités claires

L’ennemi est la dispersion. Prendre en équipe le temps des retours d’expérience (REX) pour revoir ce qui a été produit et prioriser collectivement les prochaines étapes permet à l’équipe d’avancer dans la même direction. Des outils digitaux de management visuels tels que Trello permettent de créer très facilement un « backlog » de sujets à traiter, de décider ensemble sur lesquels mettre de l’énergie et de visualiser l’avancée tout en travaillant à distance.

 

#5 : Monter le niveau de jeu des réunions avec un Facilitateur

Les longues réunions de reporting dans lesquels le « boss » s’adresse successivement à ses collaborateurs, ou bien les passages en revue fastidieux de présentations descendantes ne sont plus adaptées dans un contexte où le temps et l’énergie sont limités.

À distance, il faut gérer l’énergie de chacun. Il devient essentiel d’engager chaque participant dans la conversation en distribuant la parole, au bon moment, sur le bon sujet. Pour cela, se doter d’un Facilitateur dans chaque équipe (pas le manager qui est centré sur le contenu, mais un des collaborateurs que l’on pourra choisir ou élire) est recommandé. Son rôle : animer en se focalisant sur le processus, afin d’éviter les débats ou dispersions inutiles qui souvent sabotent les réunions. Il est le gardien de l’intelligence collective de l’équipe.

 

#6 : Designer les réunions à distance, en s’appuyant sur quelques applications digitales

En fonction de l’objectif d’une réunion (information / décision / consultation), le Facilitateur pourra concevoir la réunion, c’est-à-dire définir le séquencement et l’approche pédagogique.  Pour animer ces séquences, de nombreux outils digitaux permettant à une équipe de travailler à distance en synchrone ou asynchrone sont à présent disponibles. Par exemple, en remplaçant les classiques post-it par des applications comme Mural ou Whiteboard, Stormz ou Klaxoon, vous pourrez plus facilement conduire des processus créatifs, efficaces et engageants pour travailler sur vos sujets stratégiques.

 

*Fabric est un cabinet de conseil en transformation spécialisé en auto-organisation. Notre but est d’accompagner à l’échelle, les entreprises à faire leur prochain pas vers des « organisations vivantes ». Pour cela nous mobilisons les collaborateurs et aidons les équipes à mettre en place des modes de fonctionnement agiles, en travaillant simultanément la culture et la structure. Nous accompagnons des centaines d’équipes en France et en Europe. (www.fabric.team)